Förändringsarbete – så lyckas ni!
”Förändring är svårt och människor är motsträviga.”
Det är den inställning jag ofta möter i organisationer. Men det beror ju på HUR man jobbar med förändring! Här vill jag ge några tips kring förändringledning som bidrar till att upplevelsen blir helt annorlunda.
Förändring är en konstant del av våra liv. Oavsett om det är inom organisationer, i våra personliga relationer eller samhällen i stort, möter vi ständigt förändringar. Trots detta är det ofta en utmaning att hantera förändringar på ett framgångsrikt sätt.
Förändring väcker många känslor, alltifrån rädsla, ilska och motstånd till förväntan och hoppfullhet. Journalisten och författaren Sydney J Harris beskrev det så här: ”Vårt dilemma är att vi på samma gång både avskyr och älskar förändring. Helst av allt vill vi att allt ska förbli som förut, men bli bättre.” För att lyckas med en förändring behöver vi skapa trygghet, delaktighet och en känsla av att förändringen kommer att leda till något gott.
Förändringsarbete i organisationer
I företag och organisationer är förmågan att effektivt genomföra förändringar avgörande för verksamhetens framgång och överlevnad. För att lyckas krävs en genomtänkt strategi för hur man leder förändring på ett sätt som engagerar medarbetarna i processen. Tyvärr bedrivs ofta förändringsarbetet på ett sätt som blir kontraproduktivt och skapar motstånd i stället för engagemang.
Förändringsledning – två framgångsfaktorer
Det som avgör om en förändring ska lyckas eller inte är medarbetarna. Därför är din viktigaste uppgift som chef eller förändringsledare att få med medarbetarna och göra dem delaktiga och engagerade i förändringsarbetet. Ju mer och ju tidigare du involverar medarbetarna i förändringen – desto mindre motstånd att övervinna.
Om du dessutom har ett positivt fokus blir förändringsarbetet både roligare och mer inspirerande för alla som är inblandade.
Låt oss se närmare på dessa två framgångsfaktorer.
Skapa delaktighet i förändringen
Den vanligaste formeln för förändringsarbeten ser ut så här: 3333. Den innebär att:
- Ledningsgruppen ägnar 3 månader åt att arbeta fram en plan för något som ska förändras.
- Därefter ägnar de 3 dagar åt att sätta in mellancheferna i den nya planen.
- Mellancheferna ägnar 3 timmar åt att informera alla medarbetare.
- Och sen får man ägna 3 år åt att hantera förändringsmotstånd…
Känner du igen dig? Alltför ofta är det ungefär så här förändringsarbete brukar gå till. Ledningsgruppen, ofta kompletterad av externa konsulter, ser sig själva som de främsta experterna på verksamheten. Utan att involvera personalen kommer de fram till vad som ska förändras. ”Vi kommer på något smart och sen sätter vi ihop en stor kommunikationskampanj (som oftast snarare är en envägs informationskampanj) och rullar ut den i organisationen.
Problemet är att man då rullar över människor, i stället för att få dem med sig. Medarbetarna har inte fått medverka alls, utan ställs inför ett färdigt beslut. Detta väcker förändringsmotstånd, oro och förvirring, och leder till att det tar längre tid att genomföra förändringen. Det blir dessutom ofta turbulens och en onödigt negativ stämning.
I dag finns flera förändringsmetoder som gör tvärtom och i stället ser delaktighet som helt avgörande i en förändringsprocess. Exempel på sådana metoder är Appreciative Inquiry, Positive Deviance och Lösningsfokus. Jag brukar kalla dessa metoder för styrkebaserade, eftersom de också fokuserar på att tillvarata och förstärka styrkor, resurser, goda exempel och sådant som redan fungerar bra.
I dessa styrkebaserade och inkluderande metoder ser man i stället alla anställda som experter på verksamheten. ALLA de människor vars framtid det handlar om bjuds in att vara en del av processen redan från början. Alla som påverkas av förändringarna involveras i att tillsammans skapa framtiden. På så sätt tillvaratas den samlade kompetensen hos alla som arbetar på olika nivåer i verksamheten, alla erfarenheter och idéer värdesätts och alla får vara med och påverka. Som man uttrycker det i Positive Deviance: ”Don’t do anything about me without me.”
Det behöver inte bara vara de anställda som bjuds in utan även andra intressenter kan involveras i arbetet. I en skola är det till exempel klokt att involvera inte bara lärare, ledning och administrativ personal utan även elever i förändringsarbetet.
Det är en stor skillnad på att vara ”i samtalet” snarare än ”kommunicerad till”. Att involvera alla berörda redan från början gör att förändringsmotståndet uteblir. Alla får vara med och utforma visioner för framtiden och lyfta upp goda exempel på vad som redan fungerar bra, styrkor, resurser och lösningar att ta med sig och bygga vidare på. Det tar längre tid i början, men implementeringen går betydligt snabbare eftersom alla redan är med på tåget.
Att arbeta på det här styrkebaserade och inkluderande sättet ger människor upplevelsen av att de faktiskt kan vara med och påverka. Det skapar kreativitet och engagemang, det bidrar till en positiv stämning, stärkt självförtroende och ökad arbetsglädje och motivation. Och allt det bidrar i sin tur både till att förändringsarbetet känns lättare och roligare och att det blir mer framgångsrikt.
Ha ett positivt fokus i förändringsarbetet
En annan framgångsfaktor i förändringsarbetet är att ha ett positivt/uppskattande fokus. Traditionellt förändringsarbete fokuserar ofta på problem, brister och vad man vill ha mindre av. I styrkebaserade metoder fokuserar man i stället främst på det önskade läget och vad man vill ha mer av. I stället för att gräva i det som inte fungerar och varför det inte fungerar, letar man efter vad som redan fungerar bra och hur man kan göra ännu mer av det.
En av utgångspunkterna i styrkebaserade metoder är att de frågor vi ställer avgör vad vi upptäcker, de skapar vår bild av världen och de avgör vad människor i organisationen tänker på, pratar om och lär sig om. Mänskliga system – individer, grupper, organisationer, samhällen och familjer – rör sig i riktning mot det de studerar. Undersöker vi bara problem och sådant som fungerar dåligt, riskerar vi att förstärka upplevelsen av att vi har massor av problem. Risken är att vi skapar en onödigt negativ atmosfär, där människor känner sig modfällda och uppgivna, eller kanske utpekade och kritiserade, vilket gör att de går i försvar. I ett sådant känslotillstånd blir vi heller inte särskilt benägna att bidra till utveckling och förändring.
I stället för att leta efter problem att åtgärda, är det därför klokare att leta efter det man vill se mer av; de goda exemplen, det som fungerar bra, det som bidrar till att man ibland lyckas extra bra. Att tillsammans få lyfta fram och utforska allt det man redan gör bra och vad som kännetecknar verksamheten när den fungerar som allra bäst, leder till ett helt annat känslotillstånd. Det skapar en mycket mer positiv atmosfär, fylld av stolthet, glädje och engagemang. Och när människor får känna sig stolta över allt de redan gör bra, blir de också mycket mer kreativa i att utveckla nya idéer för hur man kan ta vara på sina styrkor och framgångsfaktorer och tillsammans utveckla verksamheten vidare.
Ledarskap i förändring
Hur kan du som chef använda dig av de styrkebaserade idéerna när du leder en förändringsprocess? Här kommer några konkreta tips.
5 steg i en styrkebaserad förändringsprocess
Här kommer fem enkla steg som beskriver hur en styrkebaserad process kan gå till (det exakta förloppet kan förstås variera beroende på situation och förändringens natur). Prova att följa dessa steg om du vill skapa mer engagemang och framåtdriv i förändringsarbetet:
- Ett problem, eller önskemål om förändring, uppstår.
- Gör en POF, dvs en positiv omformulering. Formulera om problemet till ett positivt mål. Om vi inte vill ha det på det här viset – hur vill vi ha det i stället? Hur ser vårt önskade läge ut? Ha fokus på vad ni vill se MER av, inte MINDRE av.
- Involvera alla som påverkas av förändringen i samtal om hur ert önskade läge ser ut och i att måla upp en gemensam vision.
- Fortsätt sedan med att tillsammans utforska framgångar, goda exempel, styrkor, resurser, välfungerande strategier. Vad är det som redan fungerar bra? Vad för oss redan i rätt riktning? När vi lyckas som allra bäst, hur bär vi oss åt då? Lyft upp goda exempel och hitta framgångsfaktorerna.
- Hitta sätt att bygga vidare på framgångsfaktorerna och göra mer av det som fungerar bra. Låt kreativiteten flöda – vilka nya idéer dyker upp? Vad mer kan ni prova att göra? Låt alla involverade få vara med och ta ansvar för att genomföra det ni kommer överens om.
Här kan du läsa mer om hur processen ser ut i olika styrkebaserade metoder:
Att vara mellanchef eller teamledare i en större förändringsprocess
Som mellanchef eller första linjens chef kan det kännas som att man inte har så mycket utrymme att själv bestämma hur förändringsprocessen ska gå till. Ofta är inriktningen på förändringen redan beslutad högre upp i hierarkin.
Men även om de stora besluten redan är fattade högre upp i organisationen finns det fortfarande saker du kan styra över. Som mellanchef eller teamledare kan du låta medarbetarna påverka sina egna arbetssätt, rutiner, samarbetsformer och annat som ingår i deras vardag. Acceptera det ni inte kan påverka och jobba med det ni KAN påverka.
Du kan till exempel låta medarbetarna vara med och diskutera:
- Hur kan vi tillsammans göra det bästa möjliga av förändringen, inom de ramar som har givits från ledningen (eller genom politiska beslut)?
- Hur vill vi att slutresultatet ska bli, hur ser vår egen vision ut, och hur kan vi tillsammans bidra till att vi når dit?
- Vad kännetecknar oss i dag när vi är som allra bäst? Vad av det kan och vill vi ta med oss in i förändringen? Vilka olika styrkor finns i vårt team/vår avdelning och hur kan vi tillvarata dem på bästa sätt?
Avslutande tankar
Förändring är en oundviklig del av våra liv och organisationer. Styrkebaserat förändringsarbete erbjuder en positiv och effektiv metodik för att navigera i förändringens utmaningar. Involvera medarbetarna redan från start, ta fram en gemensam vision av ert önskade läge och fokusera på styrkor, resurser och framgångar. Där har du receptet för en förändringsprocess som skapar engagemang och långsiktigt hållbara resultat.
Hur jobbar ni med förändring i din organisation? Vad tror du skulle hända om ni använde ett mer inkluderande och styrkebaserat arbetssätt?
Läs mer:
Boka en föreläsning om styrkebaserat förändringsarbete
Involvera medarbetarna i en styrkebaserad workshop