Så ger du feedback till chefen
Att få feedback från sin chef är en självklar del av arbetslivet. Men att vända på det och själv ge feedback till chefen? Då blir det genast lite svårare.
Men feedback behöver kunna gå åt båda hållen. Även chefer behöver förstå hur deras beteenden påverkar andra och få veta både vad som fungerar bra och vad medarbetarna skulle önska mer av.
Så hur ger man feedback till sin chef på ett sätt som faktiskt leder framåt? Det och mycket mer går jag igenom här.
Varför är det så svårt att ge feedback till chefen?
Det finns en ganska naturlig förklaring till varför så många tycker att det är svårt att ge feedback till sin chef: relationen mellan chef och medarbetare är inte helt jämlik.
Chefen kan påverka dina arbetsuppgifter, din utveckling och i vissa fall även din lön. Därför kan det kännas betydligt mer riskfyllt att säga ”det här tycker jag inte fungerar” till chefen än till kollegan bredvid.
Dessutom har många av oss lärt oss att feedback framför allt går åt ett håll – från chef till medarbetare. Men jag tycker att vi behöver tänka bredare.
En chef kan inte veta hur det egna ledarskapet uppfattas utan att få återkoppling från människorna som faktiskt upplever det. Och precis som alla andra behöver chefer få veta vad de gör bra, inte bara vad de borde förändra.
En arbetsplats där medarbetare kan ge respektfull feedback även uppåt har mycket att vinna.
Börja med vad du vill åstadkomma
Innan du tar upp något med din chef kan det vara bra att fundera på vad du egentligen vill uppnå med samtalet. Är du framför allt frustrerad och vill få ur dig det du känner? Eller finns det något du skulle vilja förändra?
Det senare ger en betydligt bättre utgångspunkt för konstruktiv feedback.
En princip som jag tycker mycket om är att förvandla klagomål till önskemål. Istället för att fastna i vad chefen gör fel kan du fundera på vad du skulle vilja se mer av.
Om du exempelvis upplever att prioriteringarna ofta är otydliga är det kanske tydligare vägledning du behöver. Om du känner dig detaljstyrd kanske du egentligen önskar större förtroende och handlingsutrymme.
När du själv vet vad du behöver blir det också mycket lättare att prata om det på ett konstruktivt sätt.
Utgå från din egen upplevelse
Vi kan aldrig vara helt säkra på vad en annan människa tänker eller varför hen agerar på ett visst sätt. Ändå är vi ofta väldigt snabba på att tolka varandras intentioner.
Försök därför att utgå från konkreta situationer och använda jag-budskap. Beskriv vad du har sett eller hört, hur du upplever det, hur du påverkas och vad du behöver. Istället för att säga att din chef exempelvis är otydlig kan du beskriva i vilka situationer du upplever otydlighet, vad det får för konsekvenser för dig och hur du skulle vilja ha det i stället.
På så sätt håller du fokus på beteenden som faktiskt går att förändra, snarare än på personlighet. Du lämnar också utrymme för att ni kan ha upplevt samma situation på olika sätt. Din upplevelse är viktig och relevant, men din chef kan ha ett annat perspektiv.
Välj ett bra tillfälle
Hur vi ger feedback spelar roll, men det gör också när och var vi gör det.
Om du vill ta upp något känsligt med din chef är det oftast bättre att göra det i enrum än inför resten av gruppen. Försök också hitta ett tillfälle där ni faktiskt har möjlighet att prata, istället för att ta upp frågan på väg mellan två möten.
Samtidigt tycker jag inte att man ska vänta alltför länge.
Om något har hänt är det oftast lättare att prata om det medan situationen fortfarande är aktuell. Ett halvår senare kan både du och chefen ha ganska olika bilder av vad som egentligen hände.
Glöm inte att berätta vad som fungerar
När vi hör ordet feedback tänker många automatiskt på kritik.
Det är synd.
Chefer behöver också få veta vilka beteenden som skapar trygghet, motivation och engagemang hos medarbetarna. Om din chef gav dig stort förtroende i en situation, skapade tydlighet när det var rörigt eller hanterade ett svårt samtal på ett bra sätt – berätta det.
Och var gärna konkret. Specifik uppskattning hjälper mottagaren att förstå vad som faktiskt fungerade och varför det gjorde skillnad. Det blir betydligt mer användbart än allmänt beröm.
Utgå från att intentionen är god
Det här skulle jag säga är särskilt viktigt.
När någon gör något som påverkar oss negativt är det väldigt lätt att börja tolka intentionen bakom beteendet, inte sällan åt det negativa hållet. Försök istället snälltolka din chef. Utgå från att beslut och beteenden oftast har goda avsikter bakom sig, även när resultatet blir fel för dig. Det gör det lättare att formulera feedbacken som ett samarbete snarare än en anklagelse.
Hur ger man negativ feedback till sin chef?
Om du behöver ta upp något som inte fungerar kan du tänka i fyra enkla steg:
1. Beskriv vad du har observererat
Håll dig till en konkret situation eller ett beteende istället för generella omdömen.
2. Berätta hur det påverkar dig
Vad händer med ditt arbete, din motivation eller din möjlighet att ta ansvar?
3. Beskriv vad du önskar istället
Förvandla problemet till något ni faktiskt kan göra annorlunda.
4. Bjud in till dialog
Fråga hur chefen ser på situationen och lyssna på svaret.
Här är ett exempel på hur feedback till en chef kan låta:
”När prioriteringarna ändras med kort varsel utan att jag förstår varför blir det svårt för mig att avgöra vad jag ska lägga åt sidan. Jag skulle önska att vi pratar lite mer om vad som är viktigast när något nytt kommer in. Hur tänker du kring det?”
Sakligt, konkret och framåtriktat.
Feedback uppåt kräver också en mottaglig chef
Vi kan prata hur mycket som helst om hur man som medarbetare ska formulera sig för att feedbacken ska tas emot väl. Men det finns en annan sida av frågan som är minst lika viktig.
Chefen behöver skapa en arbetsmiljö där det faktiskt känns möjligt att ge feedback.
Om en medarbetare tar mod till sig och berättar om något som inte fungerar, och chefen omedelbart börjar försvara eller förklara sig, är risken stor att det inte kommer särskilt mycket mer feedback framöver.
Som chef behöver man därför också kunna lyssna på återkoppling utan att genast bestämma sig för om den är rätt eller fel.
Du behöver inte hålla med om allt du får höra. Men du kan vara nyfiken på vad som ligger bakom och fundera på om det finns något du kan lära dig.
Det är också en viktig del av ett tryggt och styrkebaserat ledarskap.
Bra feedback handlar om att vilja varandra väl
För mig är riktigt bra feedback i grunden något positivt.
Det betyder inte att all feedback måste vara positiv. Ibland behöver vi prata om sådant som är svårt, frustrerande eller inte fungerar. Men vi kan göra det med en positiv intention: att samarbetet, ledarskapet eller arbetsvardagen ska bli bättre.
När vi ser feedback på det sättet blir det mindre av en bedömning och mer av ett verktyg för utveckling. Och kanske är det extra viktigt när feedbacken går till chefen.
För bra ledarskap utvecklas i relationen mellan människor – och då behöver vi kunna prata med varandra om både det som fungerar och det vi vill få mer av.
Vill ni bli bättre på att ge feedback?
Läs mer om mina föreläsningar om kommunikation, svåra samtal, ledarskap och arbetsglädje – olika teman som alla kan bidra till bättre samtal, starkare relationer och en mer välfungerande arbetsvardag.
Boka mig som föreläsare eller kontakta mig direkt för att hitta ett upplägg som passar er.
Fler artiklar om feedback
Den bästa feedbacken är den du själv ber om
10 tips för att ge bra feedback